Registrierte Kapitalverwaltungsgesellschaften: Fragen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Seit dem 2. Juli 2023 gilt das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das der Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie ((EU) 2019/1937) dient. Das HinSchG regelt den Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer Berufstätigkeit Informationen über Verstöße, die in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fallen, erlangt haben und diese melden oder offenlegen. Dafür sollen hinweisgebenden Personen zwei Meldewege zur Verfügung stehen: Auf staatlicher Ebene werden externe Meldestellen und auf Unternehmensebene sollen interne Meldestellen für die Entgegennahme von Mitteilungen von Informationen über Verstöße eingerichtet werden.

Die Aufgaben der internen Meldestelle sind insbesondere, die eingerichteten Meldekanäle zu betreiben, bei Meldungen ein bestimmtes Verfahren einzuhalten und entsprechende Folgemaßnahmen zu ergreifen. Die Meldestelle muss sich zudem an das Vertraulichkeitsgebot halten.

Wird eine interne Meldestelle nicht eingerichtet, kann dies nach dem HinSchG ab dem 1. Dezember 2023 mit einem Bußgeld von bis zu 20.000 Euro geahndet werden.

Auch kleine registrierte Kapitalverwaltungsgesellschaften (KVG) in der Pflicht

Die Pflicht zur Errichtung von internen Meldestellen besteht aus gutem Grund grundsätzlich nur für Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Allerdings sind nach § 12 Abs. 3 HinSchG unter anderem Kapitalverwaltungsgesellschaften (KVGen) im Sinne von § 17 KAGB, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten ebenfalls dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Daher gilt diese Pflicht auch für lediglich registrierte KVGen, die aufgrund ihrer geringeren Größe normalerweise von vielen anderen Regulierungen ausgenommen sind.

Die gesetzgeberische Logik hinter § 12 Abs. 3 HinSchG liegt darin, dass die dort aufgelisteten Kategorien von Unternehmen bereits anderweitig nach geltendem Recht zur Einrichtung interner Meldekanäle verpflichtet sind. Tatsächlich waren registrierte KVGen bereits nach dem Geldwäschegesetz (GwG) dazu verpflichtet, ihrer Art und Größe entsprechende Vorkehrungen zu treffen, um ihren Mitarbeitern unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität zu ermöglichen, Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften geeigneten Stellen zu berichten.

Die Einrichtung einer internen Meldestelle gemäß HinSchG geht jedoch über die nach dem GwG bestehende Verpflichtung hinaus und stellt so insbesondere registrierte KVGen mit geringer Personaldecke vor neue Herausforderungen und Rechtsfragen.

Anforderungen bei Einrichtung interner Meldestellen

Die internen Meldekanäle müssen sämtlichen Beschäftigten offenstehen und Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Anonyme Meldungen sollten ermöglicht werden, allerdings besteht hierzu keine Verpflichtung. In technischer Hinsicht gibt es daher verschiedene Wege, um interne Meldekanäle einzurichten. In Betracht kommen zum Beispiel das Aufhängen eines Briefkastens, die Einrichtung einer E-Mail-Adresse oder einer Telefonnummer (Hotline) sowie die Etablierung eines digitalen Hinweisgebersystems. Jede dieser Möglichkeiten bietet diverse Vor- aber auch Nachteile, die insbesondere unter Berücksichtigung der personellen Situation der KVG gegeneinander abgewogen werden sollten.

Auf Wunsch des Hinweisgebers ist für eine Meldung auch ein persönliches Treffen zu ermöglichen. Meldekanäle sind zudem so zu gestalten, dass nur Personen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständig sind bzw. dabei unterstützen auf die eingehenden Meldungen zugreifen können.

Weiterhin sind diverse Datenschutzaspekte zu beachten, da die internen Meldekanäle DSGVO-konform ausgestaltet sein müssen. Vor der Einrichtung wird in der Regel auch die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nötig sein, die wiederum die Pflicht nach sich zieht, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

Personell ergeben sich zudem weitere Herausforderungen: Eine Option besteht darin, die interne Meldestelle durch eigene Beschäftigte mit der notwendigen Fachkunde zu besetzen. Diese Personen dürfen zwar neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle auch andere Aufgaben wahrnehmen, was nicht sehr personalstarken KVGen entgegenkommt. Allerdings dürfen diese Aufgaben dann nicht zu Interessenkonflikten führen, was ggfs. doch eine personelle Trennung erfordert. Alternativ besteht aber auch die Möglichkeit, externe Dritte mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen.

Sonderproblem – Registrierte KVGen ohne Beschäftigte

Registrierte KVGen, die lediglich Fonds mit geringem Volumen verwalten, werden manchmal ausschließlich von Gesellschafter-Geschäftsführern verwaltet und verfügen darüber hinaus über keine weiteren personellen Ressourcen.

Hier stellt sich die Frage, ob die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle dennoch besteht. Zwar müssen KVGen unabhängig von der Zahl ihrer Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten. Diese Pflicht kann unseres Erachtens allerdings nur dann bestehen, wenn es sich bei der KVG auch um einen Beschäftigungsgeber handelt. Voraussetzung für die Qualifikation als „Beschäftigungsgeber“ ist, dass mindestens eine Person auch bei dem Beschäftigungsgeber beschäftigt ist. Als „Beschäftigte“ gelten nach § 3 Abs. 8 HinSchG unter anderem Arbeitnehmer sowie Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind. Legt man den EU-rechtlichen „Arbeitnehmer“-Begriff zugrunde, würden auch Fremd-Geschäftsführer und minderheitlich beteiligte Gesellschafter-Geschäftsführer unter den Begriff des Beschäftigten fallen.

Daher sprechen gute Gründe dafür, dass zumindest KVGen mit nur einem zu 100% beteiligten Gesellschafter-Geschäftsführer oder mit zwei zu je 50% beteiligten Gesellschafter-Geschäftsführern ohne weitere Beschäftigten nicht unter den Begriff des Beschäftigungsgebers fallen und folglich nicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet sind.