GoBD 2020 - Was ändert sich für die Praxis?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind bereits in diesem Jahr mit BMF-Schreiben vom 11.7.2019 überarbeitet worden. Die Überarbeitung basierte auf dem BMF-Entwurf zur Stellungnahme vom 5.10.2018. Die überarbeitete Fassung hat das BMF zunächst mit Verweis auf weiteren Abstimmungsbedarf wieder zurückgezogen. Am 28.11.2019 kam es nun zu einer erneuten Veröffentlichung. Die Neufassung ersetzt die Version vom 14.11.2014 mit Wirkung zum 1.1.2020. In diesem Beitrag stellen wir ausgewählte Neuerungen dar: Erleichterung bei der Konvertierung in ein Inhouse-Format, Möglichkeit des mobilen und ersetzenden Scannens, Betonung der Einzelaufzeichnungspflicht und Erleichterungen beim Datenzugriff.

GoBD: Was war das nochmal?

Die IT-gestützte Buchhaltung ist allgegenwärtig. Dabei müssen die zugrundeliegenden Prozesse den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen. Die Finanzverwaltung äußerte sich in der Vergangenheit – in der Tragweite von BMF-Schreiben – zu entsprechenden Ordnungsmäßigkeitsanforderungen. Die GoBD fassen die bisher ergangenen Verwaltungsanweisungen und Regeln zur Buchführung mittels DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) neben den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zusammen.

GoBD Neufassung: Was ändert sich für die Praxis?

Während der Umfang um 6 Seiten zugenommen hat, sind Struktur und Randziffern der Neufassung im Vergleich zum Vorgänger aus 2014 unverändert.

Die vorgeschlagenen Änderungen aus dem Entwurf vom 5.10.2018 haben im Wesentlichen alle – teilweise modifiziert – Eingang in die ab Januar 2020 geltende Fassung gefunden.

Die Änderungen im Vergleich zur noch geltenden Fassung aus 2014 dienen einerseits der Klarstellung und beinhalten andererseits Erleichterungen.

Bezugnehmend auf Rz. 135 der Neufassung wurde schon seit längerem gefordert, bei der Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen eine Unterscheidung vorzunehmen, und zwar zwischen „echten“ Formatänderungen und Umwandlungen ohne bildliche und inhaltliche Änderung. Für die zweite Gruppe an Konvertierungen wird künftig die Anforderung beide Versionen (Ursprung und konvertierte Version) aufbewahren zu müssen entfallen. Hier reicht dann die Aufbewahrung der konvertierten Version. Diese Änderung betrifft insbesondere die sich im Einsatz befindlichen Archivsysteme, bei denen bisher digitalisierte Belegunterlagen im ursprünglichen Bildformat als auch im konvertierten Format (meist im PDF-Format) unter einem Index gespeichert und archiviert werden. Künftig ist es ausreichend, die konvertierte Version zu archivieren, um den Anforderungen der GoBD Rechnung zu tragen. Voraussetzung hierfür ist unter anderem die Beschreibung der ordnungsgemäßen und verlustfreien Konvertierung in der Verfahrensdokumentation.

Eine weitere erwähnenswerte Erleichterung ist die Möglichkeit des mobilen sowie ersetzenden Scannens. Mobiles Scannen bedeutet, dass papierbasierte Dokumente etwa per Smartphone fotografiert werden. Durch den Einsatz mobiler Geräte (zur Erfassung und Verarbeitung von Geschäftsvorfällen und Belegunterlagen) ist die räumliche Begrenzung auf das Inland nicht praktikabel. Mobiles Scannen ist auch im Ausland GoBD-konform, wenn die Belege dort entstanden sind bzw. empfangen wurden (Rz. 130). Ersetzendes Scannen bedeutet, dass die Papierdokumente nach dem bildlichen Erfassen vernichtet werden. Papierbelege dürfen nach bildlicher Erfassung (mobil oder herkömmlich) auch vernichtet werden, falls nicht außersteuerliche oder steuerliche Vorschriften die Aufbewahrung im Original verlangen (Rz. 140). Das Verfahren bei bildlicher Erfassung von Papierdokumenten ist gem. Rz. 136 in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben.

Einige Änderungen stellen lediglich Anpassungen an die aktuelle Rechtslage dar. Als Beispiel sei hier die Ergänzung der Einzelaufzeichnungspflicht hervorgehoben, die bereits in dieser Form in der GoBD-Fassung vom 11.7.2019 enthalten war. Sie zielt auf die Einzelaufzeichnungspflicht gem. § 146 Abs. 1 Satz 1 AO (Neufassung vom 19.6.2018) als Reaktion auf das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (Anwendungserlass zu § 146 AO) ab. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt auch für Bargeschäfte (auch bei Kleinbeträgen), wenn diese in Form elektronischer Grundbuchaufzeichnungen geführt werden.

Die Neuerung gemäß Rz. 164 ermöglicht eine Erleichterung beim Datenzugriff im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen. Grundsätzlich obliegt der Finanzbehörde beim Datenzugriff die Entscheidung dreier Zugriffsarten. Die ersten beiden Zugriffsarten (Z1 und Z2) bedürfen des Zugriffs auf das elektronische Buchführungssystems, während bei der dritten Zugriffsart (Z3) lediglich die notwendigen Daten auf einem Datenträger bereitgestellt werden. In der Phase vor Beginn einer steuerlichen Außenprüfung und bei Vorliegen eines Systemwechsels oder der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem, ist es künftig ausreichend, wenn nach Ablauf von fünf Kalenderjahren nur noch der Zugriff per Datenträgerüberlassung (Z3) gewährleistet wird. Die zurückgezogene Fassung aus Juli 2019 sah noch einen Zeitraum von sechs Jahren vor.

Fazit

Die Neufassung der GoBD (2020) folgt dem Postulat, die GoBD regelmäßig an den aktuellen Stand der Technik sowie den Trends der organisatorischen Ausgestaltung elektronischer Buchführungssysteme anzupassen. Ferner stärkt die Neufassung der GoBD nochmals die Bedeutung der Verfahrensdokumentation im Hinblick auf IT-gestützte Geschäftsprozesse. Beispielsweise kommt eine Nutzung der Erleichterungen bei der Konvertierung in ein Inhouse-Format sowie beim mobilen und ersetzenden Scannen nur in Betracht, wenn die Qualität der digitalen Belegablage nachgewiesen und mittels einer geeigneten Verfahrensdokumentation beschrieben ist.