Steuerliche Fallstricke bei der Mitarbeiterbeteiligung

Die Bedeutung der Beteiligung von Mitarbeitenden am Unternehmen nimmt stetig zu. Die Arbeitnehmer sollen durch ihren Anteil am wirtschaftlichen Erfolg incentiviert werden. Bei der Ausgestaltung einer solchen Mitarbeiterbeteiligung stehen verschiedene Modelle zur Verfügung, die von der Ausgabe von Aktien über die Gewährung von Optionsrechten bis zu rein vertraglichen Absprachen reichen.

Die Etablierung eines Mitarbeiterbeteiligungsprogramms ist stets mit verschiedenen Herausforderungen verbunden. Neben den wirtschaftlichen Fragestellungen – Wer soll incentiviert werden? Wie hoch soll die jeweilige Beteiligung sein? Was soll passieren, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? – sind auch arbeits-, gesellschafts- und vor allem steuerrechtliche Aspekte zu beachten, die im Folgenden dargestellt werden.

1. Wahl des richtigen Modells

Mitarbeiterbeteiligungsprogramme können unterschiedlich ausgestaltet sein.

Die Gewährung von echten Anteilen (Aktien) kommt nur in Betracht, wenn die Mitarbeiter neben der wirtschaftlichen Beteiligung auch Stimm- und Einflussrechte erhalten dürfen. Über bestimmte Strukturen lassen sich diese Rechte zwar einschränken, aber nicht vollumfänglich ausschließen. Dies gilt auch für die besondere Anteilsklasse der sog. Hurdle Shares. Gegenüber anderen Beteiligungsformen haben echte Anteile und insbesesondere Hurdle Shares den Vorteil, dass Ausschüttungen und Veräußerungsgewinne, die den Mitarbeitern zugutekommen, steuerbegünstigt sind.

Anstelle von Anteilen können auch Optionen auf den Erwerb von Anteilen ausgegeben werden. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter nicht von Anfang an Anteilseigner, sondern erst bei späterer Ausübung der Optionen, meist kurz vor einem Exit.

Virtuelle Anteilen (sog. VSOP) haben sich demgegenüber als einfach umsetzbare Form der Mitarbeiterbeteiligung erwiesen. Dabei handelt es sich um rein vertragliche Absprachen, wonach die Mitarbeiter in bestimmten Fällen - insbesondere beim Unternehmensverkauf - Zahlungen erhalten sollen. Gegenüber einer echten Beteiligung hat dieses Modell den Nachteil, dass die Zahlungen vollumfänglich der Lohnsteuer unterliegen. Steuerliche Begünstigungsvorschriften greifen nicht.

Unternehmen, die ein Mitarbeiterbeteiligungsprogramm einführen wollen, sollten die Vor- und Nachteile der zur Verfügung stehenden Optionen abwägen und sich für das Modell entscheiden, das am besten zum Unternehmen passt.

2. Zeitpunkt der Entstehung der Lohnsteuer prüfen

In der Regel unterliegen die dem Mitarbeiter gewährten Vermögenswerte der Lohnsteuer, wobei der konkrete Zeitpunkt der Steuerentstehung variiert.

Beispielsweise wird bei einem virtuellen Mitarbeiterprogramm Lohnsteuer erst fällig, wenn der Mitarbeiter eine Zahlung erhält, während bei echten Anteilen schon die Gewährung der Beteiligung steuerpflichtig sein kann (zur Neufassung der Steuerstundungsvorschrift). Dies sollten Arbeitgeber und Mitarbeiter stets im Blick behalten, um den gesetzlichen Anzeige- und Abführungsverpflichtungen nachzukommen. Verstöße können dazu führen, dass der Arbeitgeber für die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeträge des Mitarbeiters haftet. Ein vorsätzliches Verhalten kann sogar strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

3. Vorsicht bei der Einschaltung von Holdings

Der Einsatz einer Holdinggesellschaft (z.B. UG oder GmbH) ist in der Praxis sehr beliebt. Grund dafür ist die Steuerbegünstigung von Anteilsverkäufen durch Kapitalgesellschaften.

Es kommt daher vor, dass Mitarbeiter die erhaltenen Anteile oder Optionsrechte auf ihre Holdings übertragen. Die Idee dahinter ist nachvollziehbar: Können die Anteile (ggf. nach voriger Ausübung der Optionen) veräußert werden, ist ein etwaiger Gewinn in der Holding nahezu steuerfrei. Unberücksichtigt bleibt jedoch oftmals, dass bereits die Übertragung an die Holding Lohnsteuer auslöst, und zwar selbst dann, wenn ansonsten noch keine Steuerpflicht bestanden hätte. Fällt z.B. eine Anteilsgewährung eigentlich unter die neugefasste Steuerstundungsvorschrift, so gilt dies nicht bei Einschaltung einer Holding. Ein anderes Beispiel ist die Einräumung von Optionsrechten, bei der eine Besteuerung bis zur Ausübung durch den Mitarbeiter ausbleibt. Allerdings wird die Übertragung der Optionsrechte auf die Holding direkt besteuert. Dabei liegt steuerlich auch dann eine Übertragung vor, wenn die Holding die Optionen unmittelbar vom Unternehmen erwirbt.

In den genannten Fällen werden Steuern fällig, ohne dass die erforderliche Liquidität für deren Begleichung zur Verfügung steht (sog. „Dry Income Tax“). Es sollte daher im Vorhinein stets geprüft und abgewogen werden, ob der Einsatz von Holdings sinnvoll ist.

4. Abstimmung mit dem Finanzamt

Unklarheiten über die steuerlichen Folgen eines Mitarbeiterbeteiligungsprogramms können durch vorherige Abstimmung mit dem zuständigen Finanzamt beseitigt werden. Rechtssicherheit schafft hierbei die sog. Lohnsteuer-Anrufungsauskunft, die vom Finanzamt gebührenfrei erteilt wird.

Zwingend notwendig ist die Abstimmung mit der Finanzverwaltung vor der Einführung von Hurdle Shares. Dieses zunehmend beliebte Modell zur Beteiligung von Mitarbeitern basiert auf besonderen Anteilen, die nur an der zukünftigen Wertsteigerung des Unternehmens teilhaben und dadurch steuerfrei an Mitarbeiter (und Holdings!) gewährt werden können. Da es bislang keine allgemeine Regelung zu Hurdle Shares gibt, ist die Abstimmung mit dem Finanzamt unabdingbar.

Die genannten Punkte stellen nur einen Ausschnitt dessen dar, was bei der Implementierung eines Mitarbeiterbeteiligungsprogramms zu beachten ist. Unternehmen sollten sich davon aber nicht abschrecken lassen. Die Mitarbeiterbeteiligung ist im Wettbewerb um Talente immer relevanter geworden und sichert zugleich die langfristige Bindung ans Unternehmen.