Verification of Payee: Wie der Zahlungsempfängerabgleich den Payroll-Prozess beeinflusst

Seit dem 9. Oktober 2025 bringt die EU-Verordnung 2024/886 eine wesentliche Änderung für den Payroll-Bereich in Unternehmen: die Pflicht zur automatischen Empfängerüberprüfung („Verification of Payee“). Künftig müssen alle Banken im SEPA-Raum vor jeder Überweisung den Empfängernamen mit der IBAN abgleichen und Rückmeldung geben, ob beides zusammenpasst.

Was ändert sich konkret in der Payroll?

Mit dem Lohn- und Gehaltslauf Oktober wird die Bank bei jeder Lohn- und Gehaltszahlung automatisch prüfen, ob Name und IBAN des Zahlungsempfängers zusammenpassen. Das betrifft alle SEPA-Überweisungen – ganz gleich, ob Standard- oder Echtzeitüberweisung. Ausnahmen gelten für Auslandszahlungen außerhalb des SEPA-Raums. Der Hintergrund: Betrug und Fehlüberweisungen sollen dadurch reduziert werden.  Abweichungen etwa durch Tippfehler oder abweichende Namensführung führen künftig zu technischen Rückmeldungen, die bei der Zahlungsfreigabe zu beachten sind.

Je nach Ergebnis der Überprüfung erhalten Unternehmen eine der folgenden Statusmeldungen:

• Volle Übereinstimmung (Match): erfolgreiche Empfängerüberprüfung
• Mit Abweichung (Close Match): teilweise Übereinstimmung
• Keine Übereinstimmung (No-Match): fehlende Übereinstimmung
• In Bearbeitung: wird ggf. als Status angezeigt
• Nicht möglich: die Bank liefert kein Ergebnis zurück

Auswirkungen auf Payroll-Systeme und Software

Bei den ersten drei Ergebnissen kann das Unternehmen selbst entscheiden, ob der Zahlungsvorgang fortgesetzt werden soll. Gleichzeitig verschiebt sich mit der Einführung der bankseitigen Empfängerüberprüfung das Haftungsrisiko: Führt das Kreditinstitut die vorgeschriebene Überprüfung ordnungsgemäß durch und weist die Payroll auf Abweichungen zwischen Name und IBAN hin, trägt das Unternehmen das Risiko. Erfolgt dann eine Überweisung trotz Warnmeldung, haftet das Unternehmen selbst für entstandene Fehlüberweisungen. Für die Payroll bedeutet das, dass künftig gewährleistet werden muss, dass bei der Übermittlung der Zahlungsdaten der korrekte Kontoinhabername im System hinterlegt und an die Bank übergeben wird.

Schwierigkeiten entstehen häufig, wenn der Kontoinhabername von den Personalstammdaten abweicht – beispielsweise bei Gemeinschaftskonten oder Namenszusätzen. In solchen Fällen ist eine technische und organisatorische Anpassung im Personalverwaltungssystem beziehungsweise im Lohn- und Gehaltsbuchhaltungsprogramm notwendig. Oft genügt es, in den Stammdaten ein separates Feld für den „Abweichenden Kontoinhaber“ zu nutzen.

Zeigt die Empfängerüberprüfung eine Abweichung zwischen Name und IBAN an, darf die Payroll die Zahlung keinesfalls ohne Prüfung freigeben. Erst wenn die Daten abgeglichen und die Überprüfung wiederholt wurde, sollte die Zahlung ausgeführt werden.

Testüberweisung sichert pünktliche Gehaltszahlung

Um Zahlungsverzögerungen vorzubeugen, empfiehlt sich die Durchführung einer Testüberweisung, etwa mit einem Cent-Betrag, an (neue) Mitarbeitende. So kann im Vorfeld überprüft werden, ob Name und IBAN korrekt im Payroll-System hinterlegt sind und das Konto erreichbar ist. Dieser Schritt ermöglicht, Fehlerquellen rechtzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor der eigentliche Lohn- und Gehaltslauf startet.

Fazit

Die neue Pflicht zur Empfängerüberprüfung erhöht die Sicherheit im Zahlungsverkehr – aber auch die Anforderungen an die Qualität der Mitarbeiterstammdaten und organisationsübergreifende Abläufe. Gerade in Unternehmen, die für die Personalverwaltung und Lohn- und Gehaltsabrechnung unterschiedliche Softwarelösungen einsetzen, entsteht ein erhöhtes Risiko: Abweichende Pflegeprozesse, fehlende Schnittstellen oder doppelte Datenhaltung können dazu führen, dass der bei der Bank übermittelte Zahlungsempfängername nicht mit den tatsächlich hinterlegten Kontoinhaberdaten übereinstimmt – mit der Folge von Rückmeldungen, Zahlungsabbrüchen oder sogar Haftungsrisiken.

Unternehmen sind daher gut beraten, HR- und Payroll-Anwendungen nicht isoliert zu betrachten, sondern gemeinsam durch die konsequente Nutzung von Schnittstellen oder zumindest einer medienbruchfreien Datenübergabe miteinander zu harmonisieren.