Digitale und hybride Mitglieder-, Vorstands- und Beiratsversammlungen gehören seit knapp zweieinhalb Jahren zum Alltag vieler Stiftungen und Vereine. Möglich machte dies eine vorübergehende pandemiebedingte Sonderregelung. Danach konnten Organe - in Abweichung zu der regulären Gesetzeslage - Beschlüsse in digitaler Form fassen. Eine Satzungsregelung oder eine Zustimmung aller Organmitglieder war hierfür nicht erforderlich. Diese vorübergehende Sonderregelung zur digitalen Beschlussfassung ist nun nach mehrfacher Verlängerung zum 31. August 2022 ausgelaufen.
Hintergrund
Mittlerweile werden viele Versammlungen und Sitzungen wieder als Präsenzveranstaltungen durchgeführt. Die Möglichkeit zur digitalen Beschlussfassung möchten viele Vereine und Stiftungen dennoch nicht missen. Insbesondere bei Vorständen und Beiräten hat sich diese moderne Form als Ergänzung zu Präsenzsitzungen bewährt.
Vereine und Stiftungen, die weiterhin Beschlüsse in digitaler Form fassen wollen, müssen daher ihre Satzungen und Geschäftsordnungen überprüfen. Falls die digitale Beschlussfassung in der Satzung nicht ausdrücklich vorgesehen ist, muss die Satzung ergänzt werden. Sonst gilt wieder die „alte“ gesetzliche Regelung im BGB, wonach Beschlüsse der Mitgliederversammlung in Präsenzversammlungen zu fassen sind, sofern nicht alle Mitglieder einer Abweichung zustimmen (§ 32 BGB). Werden Beschlüsse ohne Ermächtigung digital gefasst, sind diese nichtig. Über die Verweisungen aus § 28 und § 86 BGB bzw. § 84b BGB n. F. gilt Gleiches auch für Beschlüsse des Vereins- und Stiftungsvorstands sowie anderer Organe.
Die grundsätzliche Zulässigkeit der digitalen Beschlussfassung muss zwingend in der Satzung vorgesehen werden. Die Details können und sollten in der Geschäftsordnung für das jeweilige Organ geregelt werden. Geregelt werden sollte insbesondere, dass der Einladende entscheiden kann, ob die konkrete Sitzung als digitale oder Präsenzveranstaltung durchgeführt wird, ob hybride Formate zulässig sein sollen und welche elektronischen Kommunikationsmittel hierfür genutzt werden dürfen.
Neuer Gesetzesentwurf
Auch der Gesetzgeber hat das Bedürfnis nach digitalen Beschlussmöglichkeiten erkannt und möchte die pandemiebedingten Erleichterungen in modifizierter Form in das BGB übernehmen. Allerdings wurde über den Gesetzesentwurf vor der Sommerpause nicht mehr entschieden. Gewollt war eigentlich ein Inkrafttreten zum 1. September 2022. Der Gesetzesentwurf sieht lediglich die Möglichkeit einer hybriden Veranstaltung mittels Videokonferenztechnik vor, bei der die Teilnehmer selbst entscheiden können, ob sie digital oder vor Ort teilnehmen. Für rein digitale Versammlungen wäre demnach auch bei Umsetzung des Gesetzesvorschlages eine Satzungsermächtigung erforderlich. Noch diskutiert wird, ob anstelle der Videokonferenztechnik auch andere elektronische Kommunikationsmittel zur Durchführung einer digitalen Versammlung ohne Satzungsermächtigung generell erlaubt werden sollen.
Praxistipp
Aufgrund der dadurch entstandenen „Lücke“ müssen Vereine und Stiftungen ihre Satzungen rasch überprüfen und gegebenenfalls das Verfahren oder die Satzung anpassen, um sicherzustellen, dass weiterhin wirksame Beschlüsse gefasst werden. Beschlüsse von Vereins- und Stiftungsorganen, die seit dem 1. September in digitaler Form gefasst werden, sind nichtig, wenn es an einer entsprechenden Satzungsermächtigung bzw. Zustimmung aller Mitglieder fehlen sollte.