Die fortschreitende Digitalisierung rechtlicher Verfahren, insbesondere die Möglichkeit der notariellen Online-Beglaubigung, erleichtert die Durchführung gesellschaftsrechtlicher Maßnahmen erheblich. So setzen etwa Gewinnabführungsverträge oder Umwandlungsvorgänge bzw. GmbH-Satzungsänderungen zwingend eine wirksamkeitsbegründende Eintragung in das Handelsregister voraus, die ihrerseits einer notariell beglaubigten Anmeldung bedarf.
Durch das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) ist mittlerweile auch die öffentliche Beglaubigung mittels Videokommunikation („Online-Beglaubigung“) gemäß § 40a BeurkG für Handelsregisteranmeldungen möglich. Vor diesem Hintergrund stellt sich in der Praxis zunehmend die Frage, ob und unter welchen Voraussetzungen im Ausland vorgenommene Online-Beglaubigungen – insbesondere durch Notare anderer EU-Mitgliedstaaten – im deutschen Registerverfahren anerkannt werden können.
Verfahrensgang und Entscheidung des BGH
Der Bundesgerichtshof (BGH) hatte hierzu jüngst (Beschluss vom 25. Februar 2026, Az.: II ZB 13/24) über die Eintragungsfähigkeit einer Handelsregisteranmeldung zu entscheiden, bei der die qualifizierte elektronische Signatur eines GmbH-Geschäftsführers im Online-Verfahren durch einen österreichischen Notar beglaubigt worden war.
Zuvor hatte das Registergericht die Anmeldung mit der Begründung zurückgewiesen, dass diese Form der Beglaubigung nicht den deutschen Formvorschriften entspreche. Auch das hiergegen gerichtete Rechtsmittel blieb erfolglos. Der BGH bestätigt diese Auffassung und stellt klar:
Eine im Ausland vorgenommene notarielle Beglaubigung ist nur anzuerkennen, wenn sie dem deutschen Verfahren gleichwertig ist. Maßgeblich ist dabei die abstrakte Ausgestaltung des Verfahrens, nicht die konkrete Durchführung im Einzelfall.
Nach diesem Maßstab genügt die österreichische Online‑Beglaubigung nicht dem deutschen Beglaubigungsverfahren, sodass die Formanforderungen des § 12 Abs. 1 HGB nicht erfüllt sind und die Anmeldung zurückzuweisen ist.
Dogmatische Grundlagen
1. Formstrenge im Registerrecht
Der Entscheidung liegt das im Handelsregisterrecht geltende Prinzip strikter Formgebundenheit zugrunde. § 12 Abs. 1 HGB verlangt eine öffentlich beglaubigte Anmeldung. Diese Form wird typischerweise durch die notarielle Beglaubigung erreicht. Für Online-Beglaubigungen gelten über § 12 Abs. 1 S. 2 HGB die Regelungen § 40a BeurkG i.V.m. § 78p BNotO. Dieses Verfahren ist abschließend normiert und technisch sowie organisatorisch stark reglementiert. Die Einhaltung dieser formellen Anforderungen ist zwingende Voraussetzung für die Eintragungsfähigkeit.
2. Gleichwertigkeit als Anerkennungsmaßstab
Zwar können ausländische notarielle Handlungen grundsätzlich anerkannt werden. Diese Anerkennung knüpft jedoch an das etablierte Kriterium der Gleichwertigkeit mit dem deutschen Verfahren an:
Vergleichsmaßstab sind die tragenden Grundsätze des deutschen Beurkundungsrechts. Entscheidend ist, ob das ausländische Verfahren die zentralen Funktionen der Beglaubigung – insbesondere Identitätssicherung, Authentizität und Beweisfunktion – in vergleichbarer Weise gewährleistet. Entscheidend ist dabei ausschließlich die abstrakte Verfahrensausgestaltung.
3. Fehlende Gleichwertigkeit der österreichischen Online-Beglaubigung
Gemessen an diesen Maßstäben verneint der BGH die Gleichwertigkeit des österreichischen Verfahrens aufgrund struktureller Unterschiede, die zu einem insgesamt geringeren Sicherheitsniveau führen:
a) Identifizierungsmittel
Während das deutsche Recht zwingend eine elektronische Identifizierung auf hohem Sicherheitsniveau mittels Online-Ausweisfunktion verlangt, sind in Österreich auch niedrigere Sicherheitsstandards (Video-Ident-Verfahren) zulässig.
b) Lichtbildabgleich
Das deutsche Verfahren sieht einen mehrstufigen Identitätsnachweis einschließlich eines elektronischen Lichtbildabgleichs vor. Ein funktional gleichwertiger Mechanismus fehlt im österreichischen Verfahren.
c) Höchstpersönliche Durchführung
In Deutschland erfolgt die Identifizierung höchstpersönlich durch den Notar. Demgegenüber lässt das österreichische Recht eine Delegation einzelner Verfahrensschritte an Dritte zu.
d) Kommunikationsinfrastruktur
Das deutsche Verfahren erfolgt ausschließlich über das hoheitlich organisierte System der Bundesnotarkammer, während in Österreich auch private Anbieter eingesetzt werden.
Diese Unterschiede beeinträchtigen die verfahrensrechtliche Sicherung der zentralen Beglaubigungsfunktionen nach Sichtweise des BGH derart, dass eine funktionale Äquivalenz nicht angenommen werden kann.
Praktische Auswirkungen
Die Entscheidung verdeutlicht, dass die Digitalisierung notarieller Verfahren nicht mit einer Absenkung nationaler Form- und Sicherheitsstandards einhergeht. Für die Praxis folgt daraus:
- Anmeldungen unter Verwendung ausländischer Online-Beglaubigungen – jedenfalls nach dem derzeit maßgeblichen österreichischen Modell – sind nicht zwingend eintragungsfähig.
- Zur Vermeidung von Verzögerungen und zusätzlichen Kosten sollte grundsätzlich auf solche Verfahren verzichtet werden.
- Stattdessen ist auf das deutsche Online-Beglaubigungsverfahren zurückzugreifen, dessen Einhaltung die Formwirksamkeit sicherstellt.
Ein Abweichen hiervon kommt allenfalls nach eingehender Prüfung des konkreten ausländischen Verfahrens und unter vorheriger Abstimmung mit dem Registergericht in Betracht.
Die praktischen Risiken sind erheblich: Formunwirksame Anmeldungen führen zu Verzögerungen, zusätzlichem Kostenaufwand durch erneute Beglaubigungen sowie gegebenenfalls zum Scheitern des zugrunde liegenden Vorgangs, wenn die Eintragung konstitutiv wirkt. Das ist insbesondere bei umwandlungsrechtlichen Maßnahmen, dem Abschluss von Unternehmensverträgen oder der Änderung von Gesellschaftsverträgen der GmbH der Fall.
Die Formvorgaben sind jedoch auch bei rein formellen Eintragungen, wie etwa der Änderung der Geschäftsanschrift, einzuhalten.