E-Rechnungspflicht für Ausgangsrechnungen ab 2027 – ein erster Praxisbericht

Durch die Neuregelung des § 14 UStG im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wurde die elektronische Rechnung in einem strukturierten, nach EN 16931 konformen Format mit gestaffelten Übergangsfristen eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen ihre steuerpflichtigen B2B-Umsätze grundsätzlich mittels E-Rechnungen abrechnen und jedenfalls E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 gilt eine umfassende E-Rechnungspflicht (für kleinere Unternehmen ab 1. Januar 2028).

E-Rechnung – nur eine technische Herausforderung?

In der Beratungspraxis zeigt sich ein besorgniserregendes Muster: Ein erheblicher Teil der Unternehmen betrachtet die Einführung der E-Rechnung primär als IT-Projekt und unterschätzt die umsatzsteuerrechtliche Dimension. Einführungsprojekte werden nicht selten allein durch IT- oder ERP-Teams verantwortet, während die Steuerabteilung allenfalls punktuell eingebunden wird. Sie sollte jedoch federführend sein.

Die Finanzverwaltung unterscheidet drei Fehlerkategorien mit unterschiedlichen Rechtsfolgen. Ein Formatfehler (Rn. 6a im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2015) liegt vor, wenn eine XML-Datei syntaktisch nicht der EN 16931 entspricht: Sie gilt dann als „sonstige Rechnung" – mit der Folge, dass nach Ablauf der Übergangsfristen kein Vorsteuerabzug besteht, selbst wenn der Leistungsaustausch unstreitig stattgefunden hat. Darüber hinaus kann die vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung von Rechnungsausstellungspflichten als Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG geahndet werden. Die E-Rechnung ist zudem im XML-Ursprungsformat revisionssicher aufzubewahren (§ 14b UStG).

Erfahrungen aus anderen EU-Ländern

Erfahrungen aus Mitgliedstaaten mit bereits etablierten E-Rechnungssystemen – insbesondere Italien, Rumänien und Polen – machen einerseits Hoffnung: Die Mehrwertsteuerlücke reduziert sich nachweislich, und Studien belegen signifikant weniger Rechnungsfehler sowie kürzere Abwicklungszeiten. Andererseits stellt die Umstellung Unternehmen vor Herausforderungen, die systematisch unterschätzt werden.

Das größte versteckte Risiko ist die Datenqualität im ERP: Viele steuerlich relevante Felder existieren bislang nur auf der Ebene von PDF-Druckvorlagen, nicht als strukturierte Stammdaten. Zudem genügt reine Formatvalidierung nicht: Rechnungen können syntaktisch fehlerfrei sein und dennoch inhaltlich fehlerhafte Steuerfindungen transportieren. Diese führen ggf. zu einer zusätzlichen Steuerschuld oder gefährden den Vorsteuerabzug. Die insoweit von der Finanzverwaltung genannten weiteren Fehlerkategorien sind die Geschäftsregelfehler einer E-Rechnung (bspw. fehlende Pflichtangabe; vgl. Rn. 6b BMF-Schreiben) oder – wie auch schon bislang – inhaltliche Fehler (Verstoß gegen §§ 14, 14a UStG; Rn. 35a BMF-Schreiben). 

Dies zeigt, dass E-Invoicing kein einmaliges IT-Projekt ist.

ViDA: Systemische Compliance-Lücke ab 2030 (E-Reporting)

Das EU-Reformpaket „VAT in the Digital Age" (ViDA) verpflichtet Unternehmen ab dem 1. Juli 2030 zum einen zur E-Rechnung für EU-grenzüberschreitende B2B-Umsätze. Zum anderen sind Transaktionsdaten in nahezu Echtzeit im Rahmen des E-Reportings an die Steuerbehörden zu melden. Fehler in der Steuerfindung, die heute still im ERP schlummern und bestenfalls im Rahmen der erst Wochen später abzugebenden Voranmeldung korrigiert werden, werden ab 2030 zu unmittelbaren Meldungsfehlern gegenüber den EU-Finanzbehörden.

Warum rein technische E-Invoicing-Lösungen zu kurz greifen

Die Finanzverwaltung sieht ausdrücklich eine Validierungspflicht vor. Die meisten am Markt verfügbaren Lösungen – einschließlich des KoSIT-Validierungstools des Bundeszentralamts für Steuern – operieren jedoch ausschließlich auf der technischen Ebene und prüfen lediglich, ob ein Pflichtfeld vorhanden ist, nicht, ob sein Inhalt steuerrechtlich korrekt ist.

So akzeptiert das Tool bspw. als USt-IdNr. jeden beliebigen Eintrag: syntaktisch ungültige Nummern ohne korrekte Prüfziffer, ins falsche EU-Land weisende Kennungen oder Platzhalterwerte wie „DE000000000". Fehlende Plausibilitätsprüfungen bei Steuersatz, Steuercode und Bemessungsgrundlage tun ihr Übriges.

Das BMF stellt in Rn. 35a klar, dass Inhaltsfehler auch dann vorliegen können, wenn die Validierung keinen Fehler ausgewiesen hat. Rein technische Anbieter schließen damit systematisch nur die erste von drei Fehlerklassen – das eigentliche steuerliche Risiko bleibt unberührt.

Vor diesem Hintergrund hat FGS den „FGS E-Invoice Flow" entwickelt, der sich als API nahtlos in bestehende ERP- und E-Invoicing-Systeme integriert. In einzeln buchbaren Modulen lässt sich jede E-Rechnung stufenweise prüfen – von der syntaktisch-technischen Validierung nach EN 16931 über die Kontrolle der Mindestanforderungen gemäß §§ 14, 14a UStG und eine umsatzsteuerliche Risikoanalyse bis hin zur KI-gestützten Neuberechnung der Umsatzsteuer anhand der Rechnungsdaten.

Key-Takeaways

1. E-Rechnung ist umsatzsteuerliche Chefsache

Die Steuerfunktion muss die E-Rechnungs-Implementierung führen — nicht beobachten. Steuerliche Konsequenzen sind IT-Teams regelmäßig nicht hinreichend bekannt.

2. Formatfehler führen zum Verlust des Vorsteuerabzugs

Eine syntaktisch nicht nach EN 16931-konforme XML-Datei ist keine E-Rechnung und berechtigt spätestens ab dem 1. Januar 2028 dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug.

3. Technische Validierung ersetzt keine inhaltliche Prüfung

Inhaltsfehler – etwa ein falscher Steuersatz – können vorliegen, obwohl die Validierung keinen Fehler ausgewiesen hat. Der Validierungsbericht ist als Nachweis aufzubewahren.

4. ViDA macht heutige Qualitätslücken ab 2030 europaweit sichtbar

Steuerlich inkorrekte Daten, die heute unbemerkt in ERP-Systemen schlummern, werden künftig unmittelbar als Meldungsfehler an die Finanzbehörden übermittelt. Wer jetzt die inhaltliche Qualität seiner E-Rechnungen nicht sicherstellt, schafft eine Compliance-Lücke mit europäischer Dimension.

5. ERP-Datenqualität ist das unterschätzte Kernrisiko

Das Problem liegt nicht im Fehlen von Daten, sondern oftmals in fehlerhafter Steuerfindungslogik, die falsche steuerliche Konsequenzen als BT-Wert-Codierungen in die E-Rechnung schreibt. Bislang bot die Voranmeldung ein zeitliches Korrekturfenster – das entfällt künftig. Ohne transaktionale Kontrollen gilt zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung: Garbage in, Garbage out - direkt an die Finanzbehörde.

6. Übergangsfristen strategisch nutzen

Wer die verbleibende Zeit nur für die technische Formatumstellung verwendet, trägt ab dem ersten Tag der Vollpflicht ein stilles, aber erhebliches umsatzsteuerliches Risiko.

Besuchen Sie uns auch auf der F.A.Z.-Konferenz Künstliche Intelligenz vom 22. bis 23. Juni 2026 im Rheingau.