Viele Unternehmen befinden sich inmitten der Umstellung auf die E-Rechnung. Nun hat das BMF das angekündigte zweite Schreiben hierzu veröffentlicht. Bereits unser Blogbeitrag zum Entwurf befasste sich mit den praxisrelevanten Themen des Fehlerbegriffs und den sich ergebenden Auswirkungen, Änderungen beim Entgelt und der Aufbewahrung der E-Rechnung. Die nun vorliegende finale Fassung weicht indes wesentlich vom Entwurf ab. Auf die nun geltenden Regelungen gehen wir daher im folgenden Beitrag ein.
Fehlerbegriff: Formatfehler, Geschäftsregelfehler oder inhaltlicher Fehler?
Nachdem der Entwurf hinsichtlich der unterschiedlichen Fehlerbegriffe schwer zu durchdringen war, greift die veröffentlichte Version diesen aufgeworfenen Aspekt auf und trifft deutlich ausführlichere und verständlichere Aussagen.
Danach ist der Fehlerbegriff grundsätzlich in die Kategorien formell und inhaltlich zu unterteilen.
Ein formeller Fehler liegt vor, wenn gegen die Syntax bzw. die technischen Vorgaben verstoßen wird. Dazu muss etwa das Feld BT-27 „Seller Name“ fehlen, oder die Vorgaben des Rechnungsformats (TXT-Datei statt XML-Datei) werden nicht eingehalten. Erfreulicherweise stellen formal unrichtige Rechnungen zumindest in der Übergangszeit noch sonstige elektronische Rechnungen dar und können so den Vorsteuerabzug ermöglichen. Ab 2027 (bzw. 2028) gilt das jedoch nicht mehr, und ein Vorsteuerabzug ist nicht mehr möglich.
Eine Variante der inhaltlichen Fehler sind die Verstöße gegen die sog. Geschäftsregeln (auch KoSIT-Regeln), mit denen technische Grundvoraussetzungen und logische Abhängigkeiten überprüft werden. Hiermit werden aus technischer Hinsicht Konformität und Qualität der E-Rechnung sichergestellt. So wird z.B. geprüft, ob Angaben zu Pflichtfeldern vorliegen oder nach der Angabe eines Steuersatzes von 19 % auch ein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen wird. Allerdings liegt eine vorsteuerschädliche E-Rechnung nur vor, wenn der Geschäftsregelfehler eine Angabe betrifft, die umsatzsteuerlich nach §§ 14, 14a UStG für eine Rechnung erheblich ist. Nach dem Entwurf war noch ein anderes Verständnis möglich, wonach Fehler bei den übrigen Angaben den Vorsteuerabzug ebenso hätten ausschließen können.
Die insgesamt dritte Fehlerart, der Inhaltsfehler, umfasst die Unrichtigkeit der mit der Angabe übermittelten Information. So wird ein abweichender Leistungsempfänger benannt, oder die Angabe des Steuersatzes ist fehlerhaft. Mit der Überprüfung der Geschäftsregeln können die Validierungsanwendungen unter Umständen Inhaltsfehler feststellen, allerdings ist die allseits bekannte „Rechnungseingangsprüfung“ weiterhin das diesbezüglich anzuwendende Mittel zur Sicherung des Vorsteuerabzugs.
Bei der Verwendung der E-Rechnung ist die Nutzung einer Validierungsanwendung zur Vermeidung der Format- und Geschäftsregelfehler geboten, reicht für eine vollumfängliche umsatzsteuerrechtlich inhaltliche Prüfung aber nicht aus. Immerhin kann bei der Verwendung einer geeigneten Validierungsanwendung – der Auswahl einer verlässlichen Anwendung kommt also erhebliche Bedeutung zu – und der Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns ein gewisser Vertrauensschutz erlangt werden. Der Validierungsbericht wäre aus Nachweisgründen aufzubewahren. Um eine in technischer Hinsicht ordnungsgemäße Rechnung vorliegen zu haben, kann daher nur gelten: Jede E-Rechnung ist zu validieren.
Änderungen der Bemessungsgrundlage
Nach der Finanzverwaltung bedarf es laut Rn. 51a des BMF-Schreibens keiner Rechnungsberichtigung, wenn sich die Bemessungsgrundlage infolge von Rabatten, Skonti oder anderen Nachlässen mindert. Das entspricht der bisherigen bürokratiearmen Handhabung (vgl. bisher Abschn. 14.5 Abs. 19 S. 15 UStAE a.F.) und gilt ebenso für die Minderung aufgrund von Sachmängeln. Im Einzelfall wird jedoch die Abgrenzung zu den Änderungen im Leistungsumfang nach Rn. 51b schwerfallen, bei denen eine Rechnungsberichtigung erforderlich ist. Daher sollte aus Vorsichtsgründen im Zweifel eine Berichtigung erfolgen, um das Risiko des Verlusts des Vorsteuerabzugs oder eines unberechtigten Steuerausweises nach § 14c Abs. 2 UStG zu minimieren. Im Entwurf waren die Aussagen noch auf die Bauwirtschaft ausgerichtet, nun gelten diese allgemein.
Aufbewahrung
Nach den umsatzsteuerlichen Vorgaben reicht bereits eine Aufbewahrung des strukturierten Teils einer Rechnung (XML-Datei) aus, wenn die Unversehrtheit der Datei sichergestellt ist. Unversehrt bedeutet, dass die Datei nicht verändert sein darf, nicht aber, dass Maßnahmen zur Unveränderbarkeit i.S.d. der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) getroffen wurden. Daher führt der Umstand, dass die E-Rechnung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems gespeichert wurde, nicht zwangsläufig zu einem Verstoß gegen die umsatzsteuerlichen Vorgaben zur Aufbewahrung. Relevant ist diese Regelung für die nicht zur Buchführung verpflichteten Unternehmer (z.B. Unternehmer oder Freiberufler), denn für die buchführungspflichtigen Unternehmer verbleibt es aus abgabenrechtlichen Gründen letztlich bei der unveränderbaren Aufbewahrung i.S.d. der GoBD.
Fazit
Die zum ersten BMF-Schreiben ergänzenden Ausführungen des zweiten BMF-Schreibens greifen für die Implementierung im Unternehmen und Anwendung der E-Rechnung zentrale Aspekte auf. Vor allem der Fehlerbegriff der E-Rechnung bedurfte einer Konkretisierung. Infolgedessen ist nun die Notwendigkeit der Validierung bzw. technische Überprüfung der eingehenden E-Rechnungen deutlich geworden und ist in den Prozess zu integrieren.