Digitalisierung notarieller Urkunden & Verfahren

Das Wichtigste in Kürze

Verfahren: Notarielle Urkunden können bei elektronischer Präsenzbeurkundung vollständig digital errichtet werden.

Umfang: Bis auf Verfügungen von Todes wegen (z. B. Testamente) ist dies für alle Geschäfte möglich.

Beschleunigung: Die fortschreitende Digitalisierung notarieller Abläufe sorgt für effizientere Abläufe und damit schnellere Verfahren für alle Beteiligten.
 

Mit der Einführung der elektronischen Präsenzbeurkundung Ende 2025 hat der Gesetzgeber einen wichtigen Schritt hin zur Digitalisierung des Notariats gemacht. Notarielle Urkunden können nun in vielen Fällen direkt elektronisch errichtet werden – ohne Medienbrüche und ohne Papier.

Für die Beteiligten bleibt der gewohnte Ablauf erhalten. Gleichzeitig profitieren sie von schnelleren Verfahren, effizienteren Abläufen und einer modernen digitalen Urkundenverwaltung.

Was ist die elektronische Präsenzbeurkundung?

Die elektronische Präsenzbeurkundung ist eine normale notarielle Beurkundung mit der Besonderheit, dass die Niederschrift nicht auf Papier verlesen und von den Beteiligten unterschrieben wird. Vielmehr wird eine elektronische Niederschrift verlesen und entweder von den Parteien qualifiziert elektronisch signiert oder auf einem Unterschriftenpad digital unterzeichnet. Bisher musste die Niederschrift zwingend ausgedruckt vorliegen, Änderungen händisch vorgenommen und diese Niederschrift unterzeichnet werden. Dieses Verfahren ist nun vereinfacht worden. Es ist auch für Unterschriftsbeglaubigungen möglich.

Unverändert handelt es sich auch bei einer elektronischen Beurkundung um ein Präsenzverfahren, die Beteiligten sind also beim Notar anwesend. Eine Ausweitung der Online-Verfahren, die bestimmte Beglaubigungen und Beurkundungen im Gesellschaftsrecht per Videokonferenz ermöglicht, ist noch nicht erfolgt.

Trotzdem ist die elektronische Präsenzbeurkundung angesichts der notwendigen Digitalisierung in Justiz und Verwaltung ein großer Schritt in die richtige Richtung. Schon jetzt vollzieht sich der Vollzug notariell beurkundeter Vorgänge im Gesellschaftsrecht zwischen Notariat und Registergerichten fast vollständig elektronisch. Auch werden die in Papierform errichteten Urkunden im Elektronischen Urkundenarchiv digital verwahrt. Und in anderen Bereichen wie der Rechnungslegung und der gerichtlichen Aktenführung gilt zunehmend: digital first.

Welche Geschäfte können elektronisch beurkundet werden?

Mit der Gesetzesänderung sind nun grundsätzlich sämtliche Geschäfte mit Ausnahme der Verfügungen von Todes wegen elektronisch in Präsenz beurkundungsfähig. Für die Beteiligten können damit insbesondere gesellschaftsrechtliche, familienrechtliche und immobilienrechtliche Urkunden zukünftig direkt digital errichtet werden.

Das Wahlrecht, ob eine Niederschrift elektronisch oder klassisch auf Papier erfolgt, liegt im pflichtgemäßen Ermessen des Notars. Dieser ist bei seiner Ermessensentscheidung in einigen Fällen jedoch beschränkt. So können Bürgerinnen und Bürger ein Interesse daran haben, eine Urschrift auf Papier zu erhalten, etwa weil diese im Ausland verwendet werden muss.

Was darf nicht elektronisch beurkundet werden?

Der Gesetzgeber hat die elektronische Beurkundung von Verfügungen von Todes wegen in § 31 BeurkG ausgeschlossen. Solche Verfügungen von Todes wegen sind insbesondere

• Testamente jeglicher Art und Erbverträge sowie ihre Aufhebung,
• die Benennung eines Vormunds durch letztwillige Verfügung (§ 1782 BGB) und
• Schenkungsversprechen auf den Todesfall (§ 2301 BGB).

Ebenso erfasst die Regelung nach aktuellem Verständnis auch versteckte Verfügungen von Todes wegen wie ein Vermächtnis im Rahmen einer Scheidungsfolgenvereinbarung oder eine erbrechtliche Rechtswahl. Sonstige erbrechtliche Urkunden sind von dem Ausschluss nicht betroffen. Dazu gehören insbesondere Erb-, Pflichtteils- und Zuwendungsverzichtsverträge. Der elektronischen Beurkundung zugänglich sind also etwa eine Anfechtung des Erbvertrags durch den Erblasser, ein Rücktritt vom Erbvertrag oder der Widerruf eines gemeinschaftlichen Testaments.

Eine ausführliche Zusammenstellung von der Bundesnotarkammer finden Sie hier.

Hintergrund des Ausschlusses ist, dass die Verwahrung und der Umgang mit Verfügungen von Todes wegen bisher technisch auf die Papierform ausgerichtet sind. So wird etwa die Niederschrift des Testaments unverzüglich nach der Errichtung in besondere amtliche Verwahrung beim Nachlassgericht gebracht. Möglich bleibt es aber auch in diesen Fällen, die Urkunde während der Beurkundung vom Bildschirm zu verlesen, anschließend auszudrucken und den Ausdruck als Niederschrift zu unterschreiben.

Welche Vorteile ergeben sich aus der elektronischen Präsenzbeurkundung?

Die Vorteile der elektronischen Präsenzbeurkundung liegen insbesondere in der größeren Transparenz, in schlankeren Verfahren und einer dadurch gesteigerten Effizienz notarieller Abläufe. Zusammengefasst ergeben sich folgende Vorteile:

• Transparenz: Der Notar kann die Urkunde vom Bildschirm verlesen, und alle Beteiligten können während der Beurkundung vorgenommene Änderungen im Änderungsmodus nachvollziehen.
• Effizienz: Das Ausdrucken der Niederschrift und von Leseabschriften und das anschließende Einscannen der Niederschrift entfallen. Die Urkunde wird direkt elektronisch errichtet. Die Abläufe sind damit schneller und ohne Medienbruch möglich.
• Verwendung: Die Urkunden sind uneingeschränkt maschinenlesbar und durchsuchbar, was den späteren Umgang mit ihnen durch alle Beteiligten erleichtert. Die Dateigrößen sind im Vergleich zu Scans deutlich kleiner.
• Auslandsvertretungen: Die Reform ermöglicht insbesondere auch in den Konsulaten und Botschaften schnellere Abläufe, weil elektronisch errichtete Urkunden nicht mehr zeit- und kostenintensiv zwischen den Kontinenten versandt werden müssen.
• Immobilien: Auch im Immobiliensektor ergeben sich Vorteile, zu denen unsere Kollegen im vergangenen Blog berichtet haben.

Welche Möglichkeiten der Beurkundung und Beglaubigung gibt es?

Damit gibt es nun drei Beurkundungs- bzw. Beglaubigungsverfahren, nämlich das Online-Verfahren, die elektronische Präsenzbeurkundung und die klassische Beurkundung auf Papier. Das reine Online-Verfahren in Gestalt einer Beurkundung oder Beglaubigung per Videokonferenz ist bisher nur in bestimmten gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten möglich (zu diesen Fällen siehe hier). Eine Erweiterung im Gesellschaftsrecht ist derzeit geplant. Die elektronische Präsenzbeurkundung ist bis auf Verfügungen von Todes wegen stets möglich, die klassische papiergebundene Beurkundung bzw. Beglaubigung bleibt weiterhin immer möglich. In welchen Fällen welche Verfahrensform anwendbar ist, lässt sich wie folgt zusammenfassen:

Fazit & Ausblick

Für Beteiligte ändert sich durch die Präsenzbeurkundung auf den ersten Blick wenig. Die Änderungen betreffen eher die Abläufe hinter den Kulissen. Die elektronische Präsenzbeurkundung ist ein Schritt in Richtung umfassender Digitalisierung von Notariat, Justiz und Verwaltung. Abläufe im Notariat und im konsularischen Bereich können nun weitgehend frei von Medienbrüchen digitalisiert gestaltet werden. Von der dadurch bewirkten Beschleunigung der Verfahren profitieren alle Beteiligten unmittelbar.

Zudem arbeitet der Gesetzgeber derzeit an einer Ausweitung der Online-Verfahren, bei denen die Beurkundung mittels Videokonferenz erfolgt. Diese sollen nach einem Regierungsentwurf bald auch im Bereich der Aktiengesellschaft und der Kommanditgesellschaft auf Aktien möglich sein, ebenso wie für Registervollmachten, Vollmachten für GmbH-Gesellschafterbeschlüsse und für die Erklärung der Übernahme von Geschäftsanteilen. Die Ausweitung der Online-Verfahren erspart den Beteiligten dann den Gang ins Notariat.
 

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann nun jede Beurkundung per Videokonferenz stattfinden?

In der Regel finden Beurkundungen weiterhin in Präsenz statt. Das gilt auch bei der elektronischen Präsenzbeurkundung.

Welche Urkunden können in der elektronischen Präsenzbeurkundung digital errichtet werden?

Alle Geschäfte mit Ausnahme der Verfügungen von Todes wegen (z. B. Testamente).

Erhöhen sich die Kosten durch die elektronische Beurkundung?

Nein, die Kosten berechnen sich unverändert nach den gesetzlichen Gebühren, die bundesweit einheitlich sind.

Müssen Bürger besondere Hardware mitbringen?

Nein, es reicht wie bisher der Personalausweis oder ein Reisepass. Die technischen Voraussetzungen schaffen die Notare.

In welchen Fällen ist ein reines Online-Verfahren möglich?

Notarielle Online-Verfahren sind nur in bestimmten Angelegenheiten im Gesellschaftsrecht gesetzlich zugelassen, z. B. bei der Gründung einer GmbH oder UG, Satzungsänderungen oder Anmeldungen zum Handelsregister. Eine Ausweitung auf weitere Angelegenheiten im Gesellschafts- und Registerrecht ist geplant.