Countdown zur E-Rechnungspflicht - BMF-Schreiben zur Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025

Es verbleiben weniger als 40 Arbeitstage, bis die E-Rechnung Pflicht für B2B-Transaktionen wird, und Fragen zur Umsetzung beschäftigen alle Beteiligte. Die rechtlichen und organisatorischen Aspekte dieser Umstellung wurden bereits in unseren Blogbeiträgen vom 20.04.2023 und 21.07.2023 dargelegt; der Blogbeitrag vom 24.04.2024 ging auf relevante Praxisfragen ein. Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 15. Oktober 2024 bietet nun Klarstellungen und Antworten nicht nur zu den technischen Anforderungen, sondern auch den praktischen Herausforderungen für Unternehmen bei der Umsetzung.

Technische Anforderungen an die E-Rechnung

Das BMF hat die technischen und rechtlichen Anforderungen an die E-Rechnung nochmals genauer formuliert.

1. Definition und Struktur der E-Rechnung

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dies bedeutet, dass die Rechnung maschinell lesbar sein muss und die Daten direkt in die verarbeitenden Systeme importiert werden können. Die wichtigsten zulässigen Formate sind:

• XRechnung: Ein rein strukturiertes Format, das auf dem XML-Datenmodell basiert.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: Ein hybrides Format, das sowohl einen strukturierten Datenteil (XML) als auch einen menschenlesbaren Teil (PDF) enthält.
• Factur-X und Peppol-BIS Billing: Europäische Formate, die ebenfalls der Norm EN 16931 entsprechen.

2. Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen

Die Übermittlung von E-Rechnungen kann auf verschiedene Weise erfolgen, wobei diese Übermittlungswege zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien zu klären sind. Die Möglichkeiten sind:

• E-Mail: Der Versand der E-Rechnung als Anhang.
• Elektronische Schnittstellen: Direkte Übermittlung der Daten zwischen den Systemen der Geschäftspartner.
• Zentraler Speicherort: Gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes.
• Internetportale: Möglichkeit des Downloads der E-Rechnung über ein Internetportal.

3. Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit

Die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts der E-Rechnung müssen weiterhin gewährleistet sein (§ 14 Abs. 3 UStG). Das kann durch verschiedene Methoden erreicht werden:

• Qualifizierte elektronische Signatur: Eine digitale Signatur, die die Identität des Rechnungsausstellers bestätigt.
• Elektronischer Datenaustausch (EDI): Ein standardisiertes Verfahren für den Austausch von Geschäftsdokumenten.
• Innerbetriebliches Kontrollverfahren: Ein Verfahren, das sicherstellt, dass die Rechnung korrekt und vollständig ist.

Praktische Herausforderungen für Unternehmen

1. Anpassung der IT-Infrastruktur

Um diesen Anforderungen gerecht werden zu können, müssen Unternehmen ihre IT-Systeme anpassen. Dies umfasst:

• Implementierung von E-Rechnungssoftware: Softwarelösungen, die die Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützen.
• Integration in bestehende ERP-Systeme: Anpassung der ERP-Systeme, um die E-Rechnungsdaten zu verarbeiten.
• Sicherheitsmaßnahmen: Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen, um die Integrität der E-Rechnungsdaten zu gewährleisten.

Die Anschaffung neuer Software und die Schulung der Mitarbeitenden kann notwendig sein, um sicherzustellen, dass unternehmensinterne Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen eingangs- sowie ausgangsseitig zu verarbeiten. Denn ab dem 1. Januar 2025 besteht für Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können.

2. Sicherstellung der Datenintegrität und -sicherheit

Unternehmen sind gut beraten, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um die Daten vor unbefugtem Zugriff und Manipulation zu schützen.

3. Verträge als Rechnung

Verträge können als Rechnung angesehen werden, wenn sie die nach §§ 14, 14a UStG erforderlichen Angaben enthalten. Besteht eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, kann der zugrundeliegende Vertrag als ergänzende Angabe in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden. Es besteht aber weiterhin die Pflicht zur Ausstellung der E-Rechnung. Ist ein Dauerschuldverhältnis (z. B. Mietverhältnis) hiervon betroffen, ist es ausreichend, wenn einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, in welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang enthalten ist oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.

Abschließend ist es wichtig, dass nur eine E-Rechnung eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne von §§ 14, 14a UStG darstellt, die zum Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG berechtigt. Sonstige Rechnungen erfüllen diese Anforderungen nicht.

Fazit

Eine Anpassung der IT-Systeme wird durch die Einführung der obligatorischen E-Rechnung unerlässlich. Zudem kann die Nutzung von Trust Service Providern für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste, die die Verordnung (EU) 910/2014 erfüllen, relevant sein, um die Echtheit und Integrität von Daten zu gewährleisten. Eine Umstellung ist gerade mit Blick auf den Vorsteuerabzug unumgänglich.