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Das Gleichwertigkeitserfordernis der Beglaubigung von Unterschriften im Ausland

17.03.2023 | FGS Blog

Die notarielle Unterschriftsbeglaubigung dient dem Nachweis der Echtheit sowie des Zeitpunkts einer Unterschrift unter einem privatschriftlichen Schriftstück oder einer Erklärung. In der Praxis sind insbesondere Erklärungen relevant, die gegenüber Registergerichten oder dem Grundbuchamt abgegeben werden oder bei diesen einzureichen sind.

Grundsätzlich können nach deutschem Recht vorgeschriebene Beglaubigungen auch von ausländischen Notaren im Ausland wirksam vorgenommen werden. Im internationalen Kontext wird diese Möglichkeit gerne genutzt. Ihre Zulässigkeit setzt voraus, dass die ausländischen Notare nach ihrer jeweiligen Rechtsordnung zu Unterschriftsbeglaubigungen befugt sind, das vorgesehene Verfahren beachten und dieses einer Beglaubigung nach deutschem Recht gleichwertig ist. Die Anforderungen an die notwendige Gleichwertigkeit wurden kürzlich durch das OLG Karlsruhe und das Kammergericht Berlin konkretisiert.

Allgemeine Anforderungen an öffentliche Beglaubigungen

Das einzuhaltende Verfahren für Unterschriftsbeglaubigungen ist im Beurkundungsgesetz geregelt. Es erfordert, dass die Unterschrift eigenhändig geleistet und in Gegenwart des Notars vollzogen (bzw. anerkannt) wird. Der Beglaubigungsvermerk enthält das Zeugnis des Notars über (i) die Echtheit der Unterschrift, also darüber, dass eine Person von bestimmter Identität eine bestimmte Unterschrift tatsächlich eigenhändig geleistet hat, (ii) die Feststellung, ob die Unterschrift vollzogen oder anerkannt wurde, (iii) die Bezeichnung der Person, die die Unterschrift vollzogen (oder anerkannt) hat, (iv) die Feststellung, wie sich der Notar Gewissheit über die Identität der Person verschafft hat (typischerweise durch Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises), (v) Ort und Tag des Beglaubigungsvermerks sowie (vi) die Unterschrift und das Siegel des Notars.

Gleichwertige Beglaubigung im Ausland

Neben ggf. bestehenden weiteren Anforderungen im internationalen Urkundsverkehr (z.B. Apostille bzw. wenn nicht anwendbar: Legalisation) muss die Beglaubigung durch eine ausländische Urkundsperson (meist Notar) den Anforderungen nach deutschem Rech entsprechen, also funktional gleichwertig sein, um beispielsweise von einem Handelsregister in Deutschland akzeptiert zu werden. Diese Gleichwertigkeit ist nach allgemeiner Ansicht dann gegeben, wenn die Urkundsperson nach Vorbildung und Stellung im Rechtsleben eine der Tätigkeit des deutschen Notars entsprechende Funktion ausübt und für die Errichtung der Urkunde (bzw. der Beglaubigung) ein Verfahrensrecht zu beachten hat, das den tragenden Grundsätzen des deutschen Beurkundungsrechts entspricht. Dieses Verfahrensrecht umfasst auch die Identitätsfeststellung.

Das Kammergericht Berlin (Beschluss vom 3. März 2022; 22 W 92/21) sowie das OLG Karlsruhe (Beschluss vom 20. April 2022, 1 W 25/22) haben sich jüngst mit dem Gleichwertigkeitserfordernis im Zusammenhang mit (in Luxemburg bzw. in der Schweiz erfolgten) Fern-Beglaubigungen auseinandergesetzt. Dies sind Beglaubigungen, welche in Abwesenheit der jeweiligen Notare geleistete Unterschriften auf Basis eines Vergleichs mit einer bei dem jeweils handelnden Notar in Luxemburg bzw. in der Schweiz hinterlegten Unterschriftsprobe der Unterzeichner zum Gegenstand haben. Die Unterschrift wurde in beiden Fällen somit nicht vor dem Notar geleistet, sondern diesem das unterzeichnete Dokument zugeschickt. In beiden Fällen wurde die Gleichwertigkeit verneint, da nach deutschem Recht die Unterschriften zwingend vor dem Notar in dessen Anwesenheit angefertigt (bzw. anerkannt) werden müssten, um eine ausreichende Identitätsfeststellung zu gewährleisten. Die Gegenwart des Notars sei eine unbedingte Amtspflicht des Notars, die gerade dazu diene, dass die Urkundsperson sich nicht auf andere Weise (etwa durch telefonische oder schriftliche Nachfrage oder durch Schriftvergleich) von der Echtheit der eigenhändigen Unterschrift überzeugt.

Praxishinweis

Darüber ob und inwieweit, die in anderen Rechtsordnungen teils zulässige Identitätsfeststellung bei Fernbeglaubigungen durch Unterschriftenvergleiche im deutschen Rechtsverkehr sinnvoll wäre, lässt sich mit Sicherheit trefflich diskutieren. Nach teilweise geltender ausländischer Rechtslage erfordert das Merkmal „in Gegenwart des Notars“ bzw. „Eigenhändigkeit der Unterschrift“ nicht zwingend eine physische Präsenz des Unterschreibenden. Auch der deutsche Gesetzgeber lässt in sehr engen Grenzen seit dem 1. August 2022 eine Fernbeglaubigung per Videokommunikation zu. Die beiden vorgenannten Entscheidungen zeigen jedoch, dass vorerst – so lange Gesetzgeber und Rechtsprechung sich nicht den ausländischen Konzepten weiter annähern – die strengen Formerfordernisse des deutschen Beurkundungsrechts einzuhalten sind und dies auch aus dem Beglaubigungsvermerk hervorgehen sollte.

Um die Zurückweisung von im Ausland beglaubigten Unterschriften durch Registergerichte (und damit Zeitverluste bei ggf. zeitkritischen Vorgängen wie Finanzierungsrunden) zu vermeiden, sollte der durch den ausländischen Notar zu verwendende Beglaubigungsvermerk und – soweit möglich – das Beglaubigungsprozedere im Vorfeld mit dem jeweiligen ausländischen Notar abgestimmt werden.